Birden fazla şubeli, deposu veya satış noktası olan KOBİ’lerin en büyük baş ağrısı: “hangi şubede ne kadar stok var?”. Excel ile her şubenin ayrı kayıt tuttuğu sistem 5-10 ürün ötesinde kontrolden çıkar. Bu yazıda çoklu depo yönetiminin temellerini, raf bazlı yerleşimi ve transfer akışlarını anlatıyoruz.

Neden Çoklu Depo Modülü?

Sıradan bir “tek stok” yazılımı şunları yapamaz:

  • “Bostancı şubesinde 5 adet ürün X var, Levent’te 12 adet” ayrımı
  • Şubeler arası transfer kayıtları (yoldaki stok)
  • Raf bazlı yerleşim (depoda hangi rafın neresinde)
  • Pazaryerlerine farklı depodan satış yönlendirme
  • Şube bazlı sayım ve kasa devir

Depo Modeli Tasarımı

Çoklu depo kurarken üç soruyu yanıtlayın:

1. Kaç adet depo/şube?

Her fiziksel lokasyon ayrı bir “depo” olur:

  • Ana depo (toptan, sevkiyat)
  • Şubeler (perakende satış noktası)
  • Teknisyen aracı (saha servisliyseniz)
  • Geçici/depo arası transit (yoldaki stok için)

2. Raf düzeyinde takip gerekli mi?

Eğer depoda 50+ raf varsa ve hızlı bulma gerekiyorsa evet. Raf kodu (A-12-3 gibi) ürün kartında saklanır, sayım yaparken “A bölümü” hızlıca taranır.

3. Seri / lot izleme şart mı?

Gıda, ilaç, kozmetik, otomotiv parça, elektronik için evet. Tekstil ve hediyelik eşyada genelde hayır.

Stok Transferi Süreci

Şubeler arası stok transferi 3 adımdır:

  1. Transfer fişi oluşturulur (kaynak depo → hedef depo + ürün listesi + adet)
  2. Kaynak depo onaylar (stok çıkışı — kaynak depoda artık yok)
  3. Hedef depo teslim alır (giriş yapar, eksik/hasar var mı kontrol)

Onaylanmamış transferdeki ürünler “yoldaki stok” olarak görünür. Bu kritik — eğer 3. adım gecikirse hangi şube gerçek hangi şube transit görünür ayırt edilebilir.

Pazaryeri Stok Senkronizasyonu

Birden fazla depoyla pazaryerine satıyorsanız strateji şart:

Seçenek A: Tek depodan sevkiyat

En sade. Ana deponuzdaki stoğu pazaryerine bildiriyorsunuz. Diğer depolar pazaryerine görünmez. Şube perakendesi için ayrı stok.

Seçenek B: Tüm depoların toplamı

Pazaryeri görsün diye sistem tüm depoların stoğunu toplar. Sipariş geldiğinde sistem hangi depodan sevkiyat yapacağını otomatik karar verir (genelde en yakın veya en çok stoğu olan).

Seçenek C: Lokasyon bazlı satış

Trendyol vb. lokasyon bazlı satış imkânı veriyorsa müşteriye en yakın depodan gönderim mantıklı — kargo süresi ve maliyeti düşer.

Sayım Süreçleri

Aylık veya 3 aylık periyodik sayım kritik. Süreç:

  1. Sayım gününü ilan et (genelde Pazar veya akşam)
  2. Tüm hareketleri o gün için durdur (yeni satış/transfer yapılmaz)
  3. Personel tabletle barkod okutarak sayar (raf raf, kategori kategori)
  4. Sistem fark raporu üretir (sayım vs sistem stok)
  5. Fark gerekçesi giriş (fire, hırsızlık, hesap hatası, eksik kayıt)
  6. Yönetici onayı ile stok düzeltilir

OvoCRM’de mobil sayım uygulaması var — birden fazla personel aynı anda farklı raflarda sayabilir, çift sayım önlenir.

Stok Sayımı Sırasında Sık Yapılan Hatalar

  • Açık siparişleri saymak — Müşteriye yarın gönderilecek paketteki ürünler hâlâ stokta görünebilir. Sistem “rezerve edilmiş” kategorisi kullanılmalı.
  • Vardiya değişiminde durdurmamak — Sayım sırasında satış yapılırsa fark sürekli değişir.
  • Tek kişiyle saymak — En azından iki kişi olmalı (sayan + onaylayan).
  • Excel'e elle yazmak — Hızlı ama hata oranı yüksek. Tabletten barkod en güvenli.

OvoCRM Çoklu Depo Modülü

OvoCRM Stok modülünde çoklu depo desteği:

  • Sınırsız depo + raf tanımlama
  • Şubeler arası transfer + yoldaki stok
  • Mobil sayım uygulaması (iOS/Android)
  • Pazaryeri stok senkronizasyonu (A/B/C seçenekleri)
  • Lot / seri numarası takibi
  • Minimum stok uyarısı + otomatik satınalma önerisi (MRP)
  • Şube bazlı kâr-zarar raporu

Detay: /ozellikler/stok-depo