e-Fatura kestiğinizde “Sistem alıcıya gönderdi” deyince ne oluyor arka planda? Bu kısa yazı GİB e-Belge sisteminin teknik akışını anlatır.
1. e-Belge Akışı (5 Adım)
- Belge Hazırlama: Satıcı CRM’de fatura kalemleri girer, KDV, tutar otomatik hesap edilir.
- UBL-TR XML Üretimi: Sistem fatura bilgilerini UBL-TR (Universal Business Language - Turkey) XML formatına çevirir. UBL-TR Türkiye’de e-Fatura için standart format.
- Mali Mühür İmzalama: XML dosyası satıcının mali mühür (.p12) sertifikasıyla dijital imzalanır. İmza belge kimliğini doğrular.
- GİB’e Gönderim: İmzalı XML GİB’in sunucusuna gönderilir. GİB onaylar (10-30 saniye), benzersiz ETTN (Elektronik Belge Numarası) atar.
- Alıcıya İletim: GİB belgeyi alıcının e-Fatura sistemine (özel entegratör veya GİB Portal) iletir. Alıcı 8 gün içinde kabul/red yapabilir.
2. UBL-TR Nedir?
UBL (Universal Business Language) — OASIS’in evrensel iş belgeleri için XML standardı. Türkiye UBL-TR olarak özelleştirdi. Tüm e-Belgeler (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil) bu formatta.
UBL-TR Yapısı
- Belge başlığı (tarih, no, türü)
- Düzenleyen (satıcı VKN, ünvan, adres)
- Alıcı (VKN, ünvan, adres)
- Belge kalemleri (ürün, miktar, fiyat, KDV)
- Toplam tutar + KDV hesabı
- Mali mühür imzası
3. Senaryolar
- TEMELFATURA: Standart mükellef-mükellef e-Fatura
- TICARIFATURA: e-Fatura ile birlikte ticari faturayı içeren senaryo
- İHRACAT: Yurt dışı satış
- İHRAÇKAYITLI: İhraç kayıtlı teslimat
- EARSIVFATURA: e-Arşiv (mükellef olmayanlara)
4. Hata Durumları
- GİB Reddi: Hatalı senaryo, eksik bilgi, geçersiz VKN — sebep döner
- Alıcı Reddi: 8 gün içinde alıcı reddedebilir, iade faturası kesilir
- Zaman Aşımı: İmza süresi geçmişse yeni imza gerekir
5. Özel Entegratör vs GİB Portal
GİB Portal: Manuel, tek tek belge giriş, kullanışsız. Özel entegratör (OvoCRM gibi): Otomatik UBL-TR üretim, toplu gönderim, hata yönetimi, raporlama.
Detay: e-Fatura Tam Rehberi.